Polityka prywatności

§1 Informacje wstępne 

Działając na podstawie art. 13 RODO (a gdy pozyskujemy dane z innych źródeł – także art. 14 RODO) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako „RODO”, poniżej przedstawiamy informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych. 

Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych. Szczegółowe informacje na temat stosowania plików cookies oraz innych podobnych technologii znajdują się w Polityce plików cookies, dostępnej poniżej.  

§2 Kim jest Administrator Twoich danych osobowych?

Administratorem danych jest FUJIEI Europa Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, NIP: 5252723048, REGON: 368293244, zarejestrowany w KRS pod nr 0000693993 przez Sąd Rejestrowy dla miasta stołecznego Warszawy, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy 1 000 000 zł,  adres do kontaktu: ul. Wojska Polskiego 9/108, 01- 524 Warszawa. Możesz skontaktować się z Administratorem, pisząc na adres e-mail: contact@subu-tokyo.eu.  

§3 W jakim celu zbieramy Twoje dane i jak długo je przechowujemy?  

Możemy przetwarzać Twoje dane w następujących celach: 

1. Komunikacji z Tobą w celu rozwiązania lub sfinalizowania sprawy, której dotyczy korespondencja, w tym 

udzielania odpowiedzi na pytania przekazane przez formularz kontaktowy, wiadomość e-mail, itp. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) 

Dane będą przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora, w postaci komunikacji z Tobą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Twoje dane będą przetwarzane nie dłużej, niż do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu lub ustania celu biznesowego. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale jednocześnie niezbędne do komunikacji z Tobą. Dane mogą być także przetwarzane podczas procesu archiwizacji do celów wewnętrznych, w oparciu o uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), do czasu wniesienia sprzeciwu lub ustania celu biznesowego.  

2.   Zawarcie i realizacja umowy oraz komunikacja poprzedzająca zawarcie umowy w sprawach dotyczących umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) 

3. Ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)  

4. Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze m.in. obowiązków podatkowych i archiwizacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)  

Dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy będą przetwarzane przez czas realizacji umowy, w tym przez czas realizacji uprawnień wynikających z umowy (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Podanie tych danych jest dobrowolne, ale jednocześnie niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Dane dodatkowe podane w celu m.in. usprawnienia realizacji umowy, będą przetwarzane nie dłużej, niż do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu lub ustania celu biznesowego, w oparciu o uzasadniony interes w postaci obsługi Klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).  

Dane będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów, m.in. w art. 118 kodeksu cywilnego, a następnie przez dodatkowy okres 12 miesięcy w oparciu o uzasadniony interes Administratora w celu obrony przed roszczeniami, a także w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).  

W przypadku realizacji obowiązków prawnych, dane będą przetwarzane przez okres, w którym odrębne przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakazują Administratorowi przechowywać dane. W przypadku gdy dane są niezbędne do realizacji obowiązków prawnych, ciążących na Administratorze (jak np. wystawianie i przechowywanie faktur, obowiązki archiwizacyjne) – okres przetwarzania danych to 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, chyba że przepisy wskazują inaczej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W pozostałych przypadkach realizacji obowiązków prawnych – okres przechowywania danych określany jest przez przepisy regulujące ww. obowiązki. (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). 

Dane mogą być także archiwizowane do celów wewnętrznych i statystycznych, do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu lub ustania celu biznesowego, w oparciu o uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).  

5. Dostarczania informacji marketingowych/handlowych (dalej jako Informacje marketingowe); (art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO) 

Dane przetwarzamy na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – gdy prosimy o zapis do newslettera lub zgodę na komunikację handlową – albo w uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie dozwolonym prawem. Kanał komunikacji (e-mail/SMS/telefon) wymaga uprzedniej zgody zgodnie z przepisami o komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. 

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do otrzymywania Informacji marketingowych. Rezygnacja z otrzymywania Informacji marketingowych uniemożliwia przekazywanie Ci Informacji marketingowych.  

Dane mogą być również archiwizowane na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym w celu zapewnienia możliwości wykazania, że działania marketingowe prowadzone były zgodnie z prawem w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO będą przetwarzane nie dłużej, niż do czasu wniesienia sprzeciwu lub ustania celu biznesowego – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.  

6. Administrowania i zarządzania stroną i grupami na platformach społecznościowych (m.in. Instagram), w przypadku przetwarzania danych na platformach społecznościowych, w tym komunikacji i kierowania treści marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)  

Dane podane w celu korzystania z platformy, będą przetwarzane nie dłużej, niż do czasu wniesienia przez sprzeciwu lub ustania celu biznesowego – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej, w oparciu o uzasadniony interes w postaci obsługi Użytkowników platformy. 

Dane te będą przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy zdecydujesz się na: polubienie strony, wybranie opcji „Obserwuj” lub w inny sposób zostawisz swoje dane na platformie, zarządzanej przez nas, np. w formie umieszczenia komentarza. Dane będą przetwarzane przez okres istnienia strony lub do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu, co może nastąpić poprzez odkliknięcie opcji „Lubię to”, usunięcie komentarza albo w inny sposób przewidziany w ramach strony lub poprzez skontaktowanie się z nami. Informujemy, że zasady odnoszące się do strony/fanpage’a, ustala Administrator, natomiast zasady korzystania z portalu społecznościowego, na którym umieszczona jest strona/fanpage/grupa, ustala podmiot zarządzający tymi portalami. 

7. Analitycznym i statystycznym (art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO)  

Przetwarzamy dane w celach analitycznych i statystycznych, aby lepiej rozumieć, w jaki sposób korzystasz z naszych produktów/usług i jak możemy je rozwijać. Dane te mogą pochodzić z różnych źródeł – przykładowo z narzędzi analitycznych (jeśli korzystamy ze strony internetowej lub aplikacji), z systemów obsługi klientów, programów księgowych, systemów rezerwacji lub komunikacji, a także z zestawień i raportów tworzonych na nasze wewnętrzne potrzeby.  

Jeżeli korzystamy z plików cookies lub podobnych technologii, narzędzia inne niż niezbędne uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w banerze cookies. Dane niezbędne do prawidłowego działania, bezpieczeństwa i funkcjonalności serwisu przetwarzamy w uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Gdy nie korzystamy z cookies, dane analityczne pochodzą z naszych własnych systemów i są przetwarzane w uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu tworzenia statystyk, analizy trendów i doskonalenia usług. 

W miarę możliwości stosujemy pseudonimizację lub anonimizację, a raporty mają charakter zagregowany (np. liczba zapytań, średni czas kontaktu, najczęściej wybierane kategorie usług), bez możliwości przypisania ich do konkretnej osoby. Dane przetwarzamy do czasu wniesienia sprzeciwu lub ustania celu biznesowego – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej, a w przypadku zgody – do momentu jej cofnięcia. Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie naszego uzasadnionego interesu, a w przypadku zgody – cofnąć ją w dowolnym momencie.  

8. Promocji i marketingu dot. produktów (art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO)  

W sytuacji, gdy przekażesz nam swoje dane, w szczególności w postaci opinii będą one przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu, do celu podnoszenia jakości oraz promocji produktów Administratora. Dane te będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów biznesowych lub do czasu wniesienia sprzeciwu. Podanie danych jest dobrowolne. 

9. Rekrutacji (art. 6 ust.1 lit. b oraz art. 6 ust.1 lit. c RODO)  

Dane mogą być przetwarzane przez czas niezbędny do procesu rekrutacji i zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane wymagane prawem pracy przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 221 Kodeksu pracy. W przypadku danych dodatkowych, dobrowolnie podanych – podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 

Twoje dane mogą również służyć do celów przyszłych rekrutacji – na podstawie wyrażonej zgody – przez okres maksymalnie 3 lat z uwagi na cykl rekrutacyjny w branży (okres ten liczony jest od zakończenia roku, w którym aplikacja została pozyskana). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, z tym że przekazanie niektórych danych, może być niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji, jak również do zawarcia umowy. Konsekwencją niepodania tych danych będzie niepodjęcie ww. działań. 

§4 Komu możemy przekazać Twoje dane? 

Przekazujemy Twoje dane innym podmiotom tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, o których mowa w §3 oraz wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji tego celu. Co do zasady zbieramy i przetwarzamy tylko te dane, które sam nam podałeś, z zastrzeżeniem danych zbieranych automatycznie lub półautomatycznie (np. identyfikatory online, logi systemowe, pliki cookies i podobne technologie). Więcej o cookies znajdziesz w §8. 

Twoje dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie. Dane są udostępniane innym firmom/ podmiotom tylko wtedy gdy jest to konieczne.  

Powierzamy Twoje dane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom hostingu i poczty elektronicznej, dostawcom narzędzi informatycznych i chmurowych, dostawcom platformy sklepowej, podmiotom obsługującym płatności, firmie świadczącej usługi rachunkowo-księgowe, dostawcom programu ERP i programu do fakturowania, firmom kurierskim i operatorom pocztowym, podmiotowi obsługującemu magazyn i realizację wysyłek, dostawcom usług marketingowych i analitycznych, platformom społecznościowym, podmiotom wspierającym obsługę strony internetowej oraz prawnikom. Dane osobowe mogą zostać ujawnione także podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w tym sądom, organom administracji publicznej lub innym właściwym organom. 

Co do zasady dane nie będą przekazywane poza obszar EOG, z zastrzeżeniem sytuacji opisanych poniżej. W pozostałych przypadkach, w sytuacji gdy dane będą przekazane poza EOG, nastąpi to w oparciu o Twoją zgodę, standardowe klauzule umowne lub w oparciu o inne zabezpieczenia przewidziane w RODO, po spełnieniu m.in. obowiązku informacyjnego.  

Usługi świadczone przez Microsoft Ireland Operations Ltd, Shopify International Limitedlub Meta Platforms Ireland Limited (Instagram), Google Ireland Ltd. wykonywane są przez podmiot mający swoją siedzibę w UE, jednak z uwagi na globalny charakter działania danego podmiotu, dane mogą być przekazywane do USA w oparciu o standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia prawne zgodne z wymogami RODO. Niezależnie od tego, podmioty te wdrożyły zabezpieczenia zgodne z wymogami RODO, mające na celu ochronę danych osobowych, poprzez stosowanie m.in. standardowych klauzul umownych.  Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych przez ww. dostawców, znajduje się w Politykach prywatności każdego z podmiotów. 

§5 Jakie prawa Ci przysługują? 

W związku z RODO przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, przenoszenia danych osobowych, cofnięcia zgody na przetwarzanie danych; wycofanie zgody, nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, dokonanego przed jej cofnięciem. Szczegółowe informacje dot. ww. praw znajdują się w rozporządzeniu RODO, tj. w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Na Twoje żądania odpowiadamy co do zasady w ciągu 1 miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). 

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W takim przypadku zachęcam jednak do wcześniejszego kontaktu z nami, celem wyjaśnienia swoich wątpliwości. 

Google Ads Na naszej stronie korzystamy z narzędzi reklamowych Google Ads, dostarczanych przez Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Google Ads umożliwia prowadzenie działań reklamowych, w tym remarketingu, czyli kierowania spersonalizowanych reklam do Użytkowników, którzy odwiedzili naszą stronę lub wykazali określone zainteresowania. W ramach Google Ads wykorzystywane są pliki cookies oraz podobne technologie, które pozwalają na analizę zachowań Użytkowników i dopasowanie treści reklamowych. Podstawą przetwarzania dla narzędzi marketingowych jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażana w banerze cookies; narzędzia są uruchamiane po wyrażeniu zgody. W zakresie niezbędnych funkcji technicznych opieramy się na uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez Google w ramach usługi Google Ads znajdują się na stronie: Polityka prywatności Google. 

§9 Wtyczki społecznościowe 

Na Stronie używane są wtyczki, widgety i inne narzędzia społecznościowe udostępniane przez portale takie jak Instagram. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych opisane są bezpośrednio na stronach ww. Usługodawców. 

§10 Współadministrowanie 

Dane przetwarzane na potrzeby statystyk zbieranych w ramach platformy Instagram (Meta) są współadministrowane przez Administratora oraz Meta Platforms Ireland Limited, z siedzibą pod adresem 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland, zwaną dalej Współadministratorem. Szczegółowe zasady dotyczące współadministrowania danymi, w tym informacje o przysługujących prawach, opisane zostały na stronie Polityka prywatności. 

Podział obowiązków stron jako współadministratorów określają ustalenia z art. 26 RODO, publikowane w politykach prywatności danej platformy. 

_ 

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 13.10.2026.